ULUSLARARASI BELGELENDİRME

Teknik Kontrol ve Gözetim Hizmetleri

UNAS BELGELENDİRME

Teknik Kontrol Gözetim Hizmetleri

Belgelendirme hizmeti sunduğumuz müşterilerimize denetimlerde katkı değer sağlayarak, iyileştirme için fırsatlar yaratmaktır.

Belgelendirme Başvuru Formu

Amacımız en yardımcı ve kapsamlı denetim servisimizi sizlere sunabilmektir. Bize bu konuda yardımcı olabilmek için bu kısa anketi lütfen doldurunuz.

Belgele Sorgulama

Amacımız en yardımcı ve kapsamlı denetim servisimizi sizlere sunabilmektir. Bize bu konuda yardımcı olabilmek için bu kısa anketi lütfen doldurunuz.

Müşteri Memnuniyeti

Amacımız en yardımcı ve kapsamlı denetim servisimizi sizlere sunabilmektir. Bize bu konuda yardımcı olabilmek için bu kısa anketi lütfen doldurunuz.

İnsan Kaynakları

Amacımız en yardımcı ve kapsamlı denetim servisimizi sizlere sunabilmektir. Bize bu konuda yardımcı olabilmek için bu kısa anketi lütfen doldurunuz.

Sertifikasyon Kuralları

Sertifikasyon Kuralları

GİRİŞ

Sertifikasyon Kuralları JAS-ANZ (Avustralya ve Yeni Zelanda Birleşik Akreditasyon Sistemi) ve IAF politika ve prosedürleriyle uyumlu olacak şekilde oluşturulmuştur. Bu kurallar TQCS International Pty Ltd, denetçilerine, teknik uzmanlarına ve çalışanlarına, başvuru yapan müşterilere, sertifikalandırılmış müşterilere ve ilgili paydaşlara uygulanacaktır. TQCS International Pty Ltd. bundan sonra TQCSI olarak anılacaktır. 

KAPSAM

TQCSI;  ISO 9001 (QMS), ISO 14001 (EMS), ISO 22000 (FSMS), HACCP, AS 4801 veya OHSAS 18001 (OH&S), QHSE ve diğer Küçük İşletme Yönetim Standartlarında belgelendirme hizmeti sağlayan bağımsız, üçüncü taraf sertifikasyon kuruluşudur.

YASAL STATÜ

TQCSI, Avustralya’ da 5 Ağustos 1994 yılında kurulan tescilli bir kuruluş olup, Asya, Avrupa, Orta Doğu ve Afrika’ da faaliyet gösteren, bağımsız olarak yönetilen bir kuruluştur. TQCSI, JAS-ANZ (www.jas-anz.com.au) tarafından akredite edilmiştir.  

GİZLİLİK

TQCSI; çalışanları, denetçileri ve teknik uzmanları tarafından, sertifikasyon sürecinde müşterilerle kurulan iletişim sonucunda elde edilen her türlü bilginin gizliliğini sağlamakla yükümlüdür. Her bir çalışan, denetçi ve teknik uzmanın, müşteri bilgilerinin gizliliğini güvence altına alan Gizlilik Taahhütnamesi’ ni imzalaması gerekmektedir.

ORGANİZASYON YAPISI

TQCSI’ ın çeşitli uluslar arası faaliyetleri TQCSI Group çatısı altında sürdürülmektedir. Sorumluluk, yetki ve karşılıklı ilişkileri tanımlayan TQCSI organizasyon şemasının bir kopyası talep edilmesi halinde verilecektir. 

GENEL ŞARTLAR

Belgelendirme kaydının elde edilmesi ve devam ettirilmesi için gerekli olan ana kriterler ve gereklilikler aşağıda sıralanmıştır. Her ‘Kuruluş’un bu kriterleri anlamış olması ve uygulaması gerekmektedir.

• Kuruluş’lar, talep ettikleri belgelendirmeye ait standardın şartlarına, bu dokümanda belirtilen şartlara ve ‘Marka Lisans Sözleşmesi’ veya ‘Belgelendirme Sözleşmesi’nde geçen hükümlere uymakla yükümlüdürler.

• Kuruluş’lar, ‘TQCSI’ denetçilerine gereken ve talep edilen bilgileri, denetim sürecinin tamamlanabilmesi açısından sağlamakla yükümlüdürler.

• Bütün denetimlerin sıklığı ve süresi, sertifikasyona mahsus olan risk analizi ve teknik faktörlere göre hesaplanacaktır. ‘TQCSI’, yönetim sisteminin, belgelendirmenin devamlılığına uygunsuzluk teşkil ettiğine karar verdiğinde; denetleme sıklığını artırma hakkına sahiptir.

• ‘TQCSI’, gerekli şartların sağlanması hususunda tatmin olmadığında, ‘Kuruluş’u dikkat gerektiren noktalarda uyaracaktır.

• ‘TQCSI’, sadece, önceden tespit edilen uygunsuzluklara karşı gerçekleştirilen iyileştirici faaliyetlerin yer aldığı gerekli sistem noktalarını gözden geçirmek amacıyla yeniden denetim yapacaktır.

• ‘TQCSI’, denetçisinin tespit ettiği ve üç ay süre tanıdığı majör uygunsuzlukları düzeltmede veya indirgemede başarısızlık tespit ederse, ekstra ücret karşılığında, denetimleri tam olarak yenileme hakkına sahiptir.

• Gözetim Tetkikleri, sistem devamlılığı ve firma faaliyetlerin büyüklüğüne bağlı olarak en az yılda bir kere veya daha sık olarak planlanabilir.

• Firma Sisteminin yeniden değerlendirilmesi Yeniden Belgelendirme Denetimi olarak adlandırılır ve yönetim sistemi belgelendirmesinin her üçüncü yıl dönümünde, gerçekleştirilecek ve “İlk Belgelendirme Tetkiki” ile aynı formatta olacaktır.

• Bazı istisnai durumlar haricinde (örneğin kendi başına bir işletme gibi faaliyet gösteren çok uluslu bir şirketin bir bölümü), firmanın tüm departmanları ve sahaları belgelendirme kapsamına alınacaktır.  

• Belgelendirme, sadece ‘TQCSI’ ve ‘Kuruluş’un ortaklaşa belirlediği ve “belgelendirme kapsamı” dahilindeki faaliyet adreslerine, belge üzerinde yazacağı haliyle uygulanır. Bu kapsam, ‘TQCSI’ ve ‘Kuruluş’ arasında yapılacak Belgelendirme Sözleşmesi ve Marka Lisans Sözleşmesi’ nin ana mevzuatıdır.

• Belgelendirme kapsamında yapılması talep edilen genişletme veya başka bir standarda dikey geçiş yapma ‘TQCSI’ tarafından uygun görüldüğünde, ekstra doküman incelemesi veya denetim zamanı ilgili standarda uygunluğun tetkik edilebilmesi için gerekebilir.

• 'TQCSI’, belge geçerlilik süresi içerisinde, belgelendirme şartlarını bir üst maddede belirtilen değişikliklerin gerektirdiği şekilde revize etme hakkına sahiptir.

• ISO yönetim sistemi müşterileri, aldıkları şikâyetlerle ilgili kayıtları ‘TQCSI’ denetimini göz önünde bulundurarak saklamakla yükümlüdürler. Alınan her şikâyet ‘Kuruluş’ tarafından araştırılarak uygulanabilen düzeltici faaliyetler hayata geçirilmelidir.

• ISO yönetim sistemi müşterileri, yönetim sistemlerini yılda en az bir kere olmak kaydıyla iç tetkike tabi tutmalıdırlar. Bu tetkik, kalifiye ve ‘Kuruluş’tan bağımsız kişiler tarafından ikinci taraf tetkik şeklinde de gerçekleştirilebilir.

• ISO yönetim sistemi müşterilerinin üst yönetimleri, yönetim sistemlerini tarafından en az yılda bir kere olmak kaydıyla gözden geçirmelidirler.

• Kuruluş’, ‘Kabiliyet Kapsamı’nda veya Faaliyet Adreslerinde gerçekleştirdiği ve belgenin geçerliliğini etkileyebilecek değişiklikler hakkında ‘TQCSI’ı uyarmakla yükümlüdür. Belgelendirme Sertifikası, hiçbir şekilde müşterilerin ürün ve hizmetinin JAS-ANZ veya zamanın hükümeti tarafından onaylandığını ifade etmez.

• Müşteri, ilgili yönetim sistemiyle alakalı herhangi bir önemli durumu TQCSI’ a bildirmelidir. Bu önemli durumlar, herhangi bir yasa ya da düzenlemenin ihlali nedeniyle (eğer ISO 14001’ den belgelendirildiyse çevrenin ihlali, ISO 22000 ya da HACCP’ ten belgelendirildiyse gıda güvenliğinin ihlali, OHSAS 18001’ den belgelendirildiyse iş sağlığının ihlali vs.)  hükümet tarafından yapılan yasal uyarıları kapsayabilir. Bu önemli durum sadece yasa veya düzenlemelerin ihlalinden kaynaklanmayıp kritik olarak değerlendirilen konuları da içerebilir. (örneğin eğer OHSAS 18001’ den belgelendirildiyse kaza ya da çok önemli bir olayın meydana gelmesi ya da eğer ISO 22000 ya da HACCP’ ten belgelendirildiyse bir gıda geri çağırmasının gerçekleşmesi.)

• Gözetim ve Yeniden Belgelendirme Denetimlerinde, firma geçen denetimden bu yana oluşan, ilgili yönetim sistemi hakkında başka bir tarafça tespit edilen bulgular dâhil, herhangi bir önemli durum konusunda TQCSI denetçilerini bilgilendirmelidir.

• Kuruluş’lar, kendi belgelendirmelerini ‘TQCSI’’ın itibarını zedeleyecek şekilde kullanmayacaklar aynı zamanda ‘TQCSI’ın adını yanıltıcı veya otoritesini sarsacak şekilde kullanarak anlaşmalar yapmayacaklardır.

• Müşterilerin, eğer mevcut ürünler/hizmetler sağlanıyorsa ya da teknolojiler kullanılıyorsa TQCSI Trading (www.tqcsitrading.com)  kısmında listelenen “ürünler/hizmetler” ve “kullanılan teknolojiler” kısmına ekleme yapmalarına olanak sağlanmıştır.

• Kuruluş’lar, TQCSI’ a sundukları bilgilerin güncelliğini kanıtlayan prosedürleri muhafaza edeceklerdir.

• Denetçiler; bazen, ‘TQCSI’ın denetim işlemlerini denetleyen, JAS-ANZ ‘ın gözetmen denetçileri ile birlikte gelebilirler. Bu işlem müşterilere hiçbir ekstra maliyet getirmeyecek ve planlanan denetimin ilerlemesini engellemeyecektir.

DENETİM KRİTERLERİ

Denetim kriterleri, müşterinin belgelendirmesine ilişkin yönetim sistemi standartlarını, tanımlanmış süreçleri ve müşteri tarafından oluşturulan yönetim sistemi dokümantasyonunu içermektedir.

DENETİM HEDEFLERİ

Denetim hedefleri:

•  Yukarıda belirtilen denetim kriterleriyle uygunluğun değerlendirilmesi

• Müşterinin mevcut yasal, düzenleyici ve sözleşmeye dayalı şartları sağladığından emin olmak için müşterinin yönetim sisteminin yeterliliğinin değerlendirilmesi

• Müşterinin belirlediği hedefleri sürekli olarak sağladığından emin olmak için yönetim sisteminin etkinliğinin değerlendirilmesi

• Yönetim sisteminin gelişimi için potansiyel alanların belirlenmesi

BELGELENDİRME LOGOSU

TQCSI Belgelendirme Logosu sadece belgelendirme kapsamındaki sahalarda kullanılabilir ve direkt olarak ürüne, dış ambalaj dâhil ürün ambalajına eklenemez ya da ürün belgelendirme izlenimi yaratacak herhangi bir yolla kullanılamaz. Bu uygulamalar JAS-ANZ akreditasyon Logosu için de geçerlidir.

İlgili TQCSI Sertifikasyon Logosu’ nun kırtasiye, reklam ve tanıtım materyallerinde kullanımı teşvik edilmektedir. Benzer şekilde JAS-ANZ Akreditasyon Logosu, TQCSI’ ın akredite olduğu programlarda belgelendirilen firmalar tarafından kullanılabilir ancak TQCSI Belgelendirme Logosu ile birleştirilmelidir. Her iki logo da kullanıldığında, logolar birbirine öncelik sağlamayacak şekilde oranlanmalıdır. TQCSI Sertifikasyon Logosu’ nu antetli kağıt, kırtasiye, reklam ve tanıtım materyallerinde kullanırken belgelendirilen Standart ve Tescil Numarası da eklenmelidir. Hem TQCSI Belgelendirme Logosu hem de JAS-ANZ Akreditasyon Logosu TQCSI yerel ofisinden elde edilebilir.

‘TQCSI’ ve JAS-ANZ logoları, tek renk olmak üzere, kuruluşun halihazırdaki kırtasiye malzemeleri veya gazete, magazin yazı renklerine uygun hale gelmesi açısından yeniden tasarlanabilir fakat; ‘TQCSI’ın tanımladığından farklı olarak birden fazla rengin kombinasyonları şeklinde tasarlanamaz ve basılamaz. Logolar, okunaklı ve görünebilir bir şekilde yanlış anlaşılmaya sebebiyet vermeden yeniden tasarlanmalıdır.

TQCSI müşterilerinin IAF MLA logolarının kullanmalarına izin verilmemektedir.

ÜCRETLER

Müşteri tüm ücretleri, ilgili faturada belirtilen ödeme koşullarına uygun olarak fatura eline geçtikten sonra 14 gün içerisinde ödemelidir.

Planlanan tarihten önceki 2 hafta içinde denetim tarihlerinin iptali ya da değiştirilmesi denetim maliyetinin %50 sine denk gelen bir ücret ortaya çıkaracaktır. Planlanan tarihten önceki 2 gün içinde denetim tarihlerinin iptali ya da değiştirilmesi denetim maliyetinin %100 üne denk gelen bir ücret ortaya çıkaracaktır. Denetimler, TQCSI tarafından belirlenen zaman dilimlerinde gerçekleştirilmezse belgelendirme askıya alınabilir ya da iptal edilebilir.

 

BELGENİN ASKIYA ALINMASI

TQCSI, Tescil Sertifikası’ nı belirli bir süre askıya alma hakkına sahiptir. Eğer:

• Uygunsuzluklar ya da tespit edilen diğer durumlar belirlenen süre içerisinde kapatılmazsa

• Tescil Sertifikası, TQCSI Sertifikasyon Logosu ya da JAZ-ANZ Akreditasyon Logosu yanıltıcı şekilde kullanılırsa

• TQCSI Sertifikasyon Kuralları’ ndan herhangi biri ihlal edilirse

TQCSI, müşteriye askı durumunu ve askının kaldırılmasından önce giderilmesi gereken koşulları yazılı olarak bildirmelidir. Askı süresinin sonunda, koşulların sağlanıp sağlanmadığını anlamak için bir inceleme gerçekleştirilmelidir. Koşullar sağlanmışsa firmaya askının kaldırıldığı yazılı olarak bildirilmeli, eğer sağlanmamışsa Tescil Sertifikası geri çekilmeli ve sertifikasyon iptal edilmelidir. Askıya alma ya da askıdan indirme sürecinde TQCSI’ ın karşılaşacağı maliyetler müşteri tarafından karşılanacaktır.

 

SERTİFİKASYONUN İPTALİ

TQCSI, Tescil Sertifikası’ nı geri çekme ve sertifikasyonu iptal etme hakkına sahiptir. Eğer:

• Askıya almanın ardından firma tarafından yanlış önlemler alınırsa

• Firma belgelendirmesiyle ilgili finansal yükümlülüklerine uymayı başaramazsa

Eğer sertifikasyon iptal edilirse, müşteri acilen kırtasiye, reklam ve tanıtım materyallerinde TQCSI ve JAS-ANZ Logolarının kullanımını durdurmalıdır. Benzer şekilde, Tescil Sertifikası bildirimden sonra 30 gün içinde TQCSI’ a geri gönderilmeli ya da imha edilmelidir.

Sertifikasyon iptal edildiğinde müşteri bilgilendirilmeli ve itiraz hakkının olduğu belirtilmelidir. Hiçbir ücretin geri ödemesi yapılmayacak ve iptal kararı TQCSI tarafından yayınlanacaktır.

TQCSI, müşteri talebiyle Tescil Sertifikasını iptal edebilir eğer:

• Müşteri sertifikasyonunu yenilemek istemezse ya da

• Firma iflas eder veya belge kapsamındaki faaliyetine son verirse

Hiçbir ücretin geri ödemesi yapılmayacak ve iptal kararı TQCSI tarafından yayınlanacaktır.

 

ŞİKAYETLER

Herhangi bir müşteri ya da diğer paydaşlar TQCSI denetçileri, teknik uzmanları ya da çalışanların davranışları nedeniyle, sertifikasyon süreci ya da herhangi bir diğer gerekçeyle, şikayet hakkına sahiptir. Şikayetler yazılı olarak Genel Müdür, TQCS International Pty Ltd, PO Box 483 Woodville, SA, 5011, Australia ya da president@tqcsi.com adresine mail atılarak yapılabilir. Tüm şikayetler kayıt altına alınacak, araştırılacak, eğer gerekliyse şikayete göre hareket edilecek ve sonuç müşteriye yazılı olarak bildirilecektir.

Eğer müşteri şikayetin giderildiğine inanmazsa TQCSI Danışma Kurulu’ na başvurabilir.

 

BAŞVURULAR

Şikayetler (yukarıda açıklanmıştır) ya da sertifikasyon konusunda bir karar sonucu oluşan başvurular yazılı olarak Genel Müdüre, TQCSI Advisory Board, PO Box 483, Woodville, SA, 5011, Australia ya da chairman@tqcsi.com adresine e-mail atılarak iletilebilir. Eğer başvuru askıya alma ya da sertifikasyon iptali ile ilgiliyse, ilgili bildirimin yapılmasından sonra 14 gün içinde başvuruda bulunulmalıdır. Başvuru olayla ilgili bilinen tüm unsurları içermelidir.

TQCSI Danışma Kurulu ya da ilgili alt komite, olayı araştıracak ve eğer mümkünse konuyu çözecektir. Başvuru sahibine başvuru sonucu ile ilgili yazılı olarak bildirimde bulunulacaktır. Eğer başvuru sahibi hala tatmin olmazsa direkt olarak JAS-ANZ’ a (eğer olay JAS-ANZ’ dan akrediteli bir programla ilgiliyse) başvuru yapılacaktır. JAS-ANZ’ ın kararı nihai ve hem TQCSI hem de müşteri için bağlayıcı olacaktır.

Başvurunun onandığı durumlarda, müşteri tekrar belgelendirilir, yapılan faaliyetle ilgili kayıpların ya da maliyetlerin geri ödenmesi için TQCSI’ a karşı hak iddia edemez.

 

BELGELİ FİRMALAR LİSTESİ

TQCSI, belgelendirmeyi hak eden ve bunu TQCSI vasıtasıyla elde tüm müşterinin kayıtlarını koruyacaktır. Bu kayıtlar, Belgeli Firmalar Listesi olarak bilinen, TQCSI web sayfası  (www.tqcsi.com) aracılığı ile kamuya açık hale getirilecektir. Ayrıca, TQCSI’ ın akredite olduğu herhangi bir programında tescillenen müşteriler otomatik olarak JAS-ANZ kayıtlarına da dahil edilecektir.

 

FAALİYETLERİN BAĞIMSIZLILIĞI

TQCSI faaliyetlerini bağımsız olarak ve yönetim sistemi danışmanlığı ile ilgili diğer firmalarla arasına mesafe koyarak sürdürmektedir. Denetçi değerlendirmesi ve sertifikasyon onay sürecinde çıkar çatışması olmadığından emin olmak için ayrı prosedürler oluşturulmuştur.